Un message doit être protocolé afin de garantir une sécurité maximale de transmission. On s’assure en particulier que

–     le contenu du message parvienne de manière optimale au destinataire souhaité et

–     le message soit transmis de manière compréhensible.

       En outre, le message doit bien être visible ou pouvoir être en tout temps disponible et lisible pour le destinataire.

Le message doit être conservé aussi bien chez l’expéditeur que chez le destinataire (par ex. transcription d’un message sur un formulaire ou une check-list) et le destinataire confirme la bonne réception de celui-ci en indiquant son nom et sa fonction.

Le nom, la fonction et la date de la transmission ainsi que l’heure pour les transmissions en phonie doivent être indiqués sur le message pour la traçabilité de la transmission.

Lors d’une transmission en phonie, l’expéditeur doit mettre par écrit le message avant de le transmettre. Le destinataire doit prendre note du message et le répéter mot à mot. L’expéditeur vérifie le texte répété et confirme l’exactitude du message.

En cas de transmission par télécopie, le destinataire doit renvoyer à l’expéditeur, comme confirmation, une copie du message reçu.

Les retours d’information automatiques ne sont pas admis pour les messages à protocoler.

Si la confirmation manque, le message doit être considéré comme n’ayant pas été transmis.

Le message doit être conservé au moins 24 heures après l’événement auquel il se réfère.

Le but de la quittance est d’assurer que les données essentielles d’un message parviennent au bon destinataire.

La réception est quittancée. En principe, le message n’est pas conservé par le destinataire. Toutefois, si la durée de validité du message dépasse celle de la durée du service, on le transcrira de manière adéquate.

En cas de transmission de vive voix ou en phonie, le contenu du message soumis à quittance doit être répété par son destinataire, qui indiquera son nom et sa fonction. L’expéditeur vérifie le texte répété et en quittance l’exactitude.

Une quittance peut également être transmise par télécopie comme message propre (confirmation de la réception). Ce dernier n’est pas soumis à quittance et fait partie intégrante du message d’origine.

En cas de transmission par télécopie, une confirmation de lecture transmise automatiquement en retour par le système remplace la quittance.

Si la quittance manque, le message doit être considéré comme n’ayant pas été transmis.

Les messages transmis à titre informatif ne doivent être ni protocolés ni quittancés, car ils n’ont pas un caractère déterminant pour la sécurité.